Vedtægter for Kolt-Hasselager IF

§1 Foreningens navn og hjemsted

Foreningens navn er Kolt-Hasselager Idrætsforening, og er stiftet den 16. maj 1973.
Foreningen er hjemmehørende i Aarhus Kommune.

§2 Foreningens formål

Kolt-Hasselager IF er en attraktiv idrætsforening med fokus på kvalitet og alsidighed, så flest mulige borgere i alle aldre i Kolt og Hasselager bliver medlemmer og tager aktivt del i at skabe et forpligtende fællesskab.
Foreningen tilbyder pt. følgende idrætsaktiviteter: Badminton, Fitness, Fodbold, Gymnastik, Håndbold, Petanque, Senioridræt, Tennis og Volleyball

§3 Foreningens opbygning

Stk. 1: Foreningen er én samlet juridisk enhed. Den daglige ledelse varetages af hovedbestyrelsen, og generalforsamlingen har den højeste myndighed.

Stk. 2: Foreningen tilbyder de i § 2 nævnte idrætsaktiviteter, der organiseres i afdelinger, der har egen afdelingsbestyrelse, administration og økonomi.
Oprettelse og nedlæggelse af en afdeling besluttes af hovedbestyrelsen.

§ 4 Tilhørsforhold til andre organisationer

Stk. 1: Foreningen er tilsluttet DGI og Idrætssamvirket i Aarhus og er underlagt disse organisationers regler og bestemmelser.

Stk. 2: Indmeldelse og udmeldelse af brede tværgående organisationer vedtages af hovedbestyrelsen. Indmeldelse og udmeldelse af relevante specialforbund under Danmarks Idrætsforbund eller andre specialforeninger besluttes af de relevante afdelinger, som informerer Hovedbestyrelsen herom.

§5 Medlemsforhold

Stk. 1: Som aktivt medlem kan optages enhver, der tilslutter sig foreningens formål. Medlemskab opnås, når et kontingent er betalt.

Stk. 2: Hovedbestyrelsen kan kun afslå medlemskab, såfremt der foreligger en særlig begrundelse herfor. Afslag på medlemskab, dog ikke som følge af venteliste, kan kræves indbragt for generalforsamlingen af den, der har fået afslag. Anmodning herom skal fremsættes inden fire uger efter, at afslaget er meddelt. Anmodningen behandles på førstkommende generalforsamling.
Stk. 3: Hovedbestyrelsen kan udpege æresmedlemmer med taleret på generalforsamlingen.

Stk. 4: Ethvert medlem har ret til at anvende foreningens faciliteter indenfor den eller de afdelinger og aktiviteter, hvor kontingentet dækker, deltage i foreningens aktiviteter og tilbud samt til demokratisk medindflydelse på foreningens forhold efter disse vedtægter.

Stk. 5: Medlemmerne er forpligtet til at overholde foreningens vedtægter og øvrige bestemmelser. Medlemmerne er endvidere forpligtet til at overholde de regler og bestemmelser, som er fastsat af en organisation, som foreningen er tilsluttet.

Stk. 6: Et medlem kan udelukkes af hovedbestyrelsen midlertidigt for en periode op til seks måneder eller kan ekskluderes, såfremt vedkommende handler til skade for foreningen, eller hvis vedkommende ikke opfylder sine medlemsforpligtelser. Eksklusion indebærer, at medlemskabet ophører.

Stk. 7: I sager om midlertidig udelukkelse og eksklusion har medlemmet krav på at blive hørt, inden hovedbestyrelsen træffer sin afgørelse. I sager om eksklusion har medlemmet desuden krav på, at hovedbestyrelsens afgørelse prøves på førstkommende generalforsamling, og sagen sættes på dagsordenen som et særligt punkt. Såfremt den ekskluderede ønsker at bruge denne mulighed, skal skriftlig anmodning herom fremsættes til hovedbestyrelsen inden fire uger efter, at eksklusionen er meddelt. Hovedbestyrelsens afgørelse om eksklusion gælder, selvom den er krævet indbragt for generalforsamlingen, medmindre hovedbestyrelsen bestemmer andet.

Stk. 8: Generalforsamlingen kan godkende hovedbestyrelsens beslutning om eksklusion med samme majoritet som ved ændring af vedtægterne. 

Stk. 9: Såfremt et ekskluderet medlem senere anmoder om optagelse i foreningen, afgør hovedbestyrelsen spørgsmålet.

§ 6 Kontingent

Stk. 1: Kontingentet består af et grundkontingent og et kontingentbeløb for hver aktivitet. Der kan fastsættes forskellige aktivitetskontingenter for konkrete grupper af medlemmer, herunder aldersbestemt kontingent for aktive og eventuelt helt eller delvist frikontingent for grupper af ledere. Endvidere kan et medlem fritages for kontingentbetaling, såfremt særlige forhold taler for det.

Stk. 2: Hovedbestyrelsen beslutter grundkontingentet til hovedforeningen, og som opkræves af afdelingerne sammen med aktivitetskontingentet.
Afdelingsbestyrelserne fastsætter aktivitetskontingentet i forbindelse med det årlige budget og fastlægger betalingsterminer, opkrævningsform og mulighed for prøvetid.

§7 Ordinær generalforsamling

Stk. 1: Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed i alle anliggender, medmindre andet fremgår af disse vedtægter.

Stk. 2: Ordinær generalforsamling afholdes en gang årligt inden udgangen af marts måned.

Stk. 3: Hovedbestyrelsen indkalder til generalforsamling med mindst seks ugers varsel ved meddelelse på foreningens hjemmeside og e-mail til alle medlemmer med kendt e-mail adresse.
Indkaldelsen skal indeholde tid og sted og foreløbig dagsorden, samt oplysning om, at forslag fra medlemmer skal være fremme hos bestyrelsen senest fire uger før generalforsamlingen. Hovedbestyrelsen kan selv fremsætte forslag.
Endelig dagsorden udsendes senest to uger før generalforsamlingen på samme måde som indkaldelsen, og den endelige dagsorden skal indeholde oplysning om de forslag, som skal behandles, de valg, der skal foretages, og regnskab og andre bilag til dagsordenen skal medfølge.

Stk. 4: Adgang til generalforsamlingen har alle foreningens medlemmer, samt personer bestyrelsen har inviteret.
Stemmeret har alle medlemmer, der er fyldt 15 år. Stemmeretten for medlemmer under 15 år udøves af en forælder, men hver person kan kun have 1 stemme.
Der kan kun stemmes ved personligt fremmøde

Stk. 5: En lovlig indkaldt generalforsamling er beslutningsdygtig uanset antallet af fremmødte.

Stk. 6: Generalforsamlingen ledes af en dirigent, der vælges af generalforsamlingen, og som ikke må være medlem af hovedbestyrelsen. Dirigenten afgør spørgsmål om afstemninger. Dirigenten kan bestemme skriftlig afstemning.

Stk. 7: Beslutninger træffes ved almindeligt flertal. Til vedtægtsændringer og beslutning om opløsning kræves dog kvalificeret flertal, jf. §§ 14 og 15. Ved personvalg er den valgt, der opnår flest stemmer.

Stk. 8: Valgbar til forretningsudvalget og som revisor er enhver, der er fyldt 18 år.

Stk. 9: Hovedbestyrelsen sørger for, at der tages referat over generalforsamlingens beslutninger. Referatet godkendes og underskrives af dirigenten.

Stk. 10: Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal mindst omfatte følgende punkter:

1. Valg af dirigent
2. Hovedbestyrelsens beretning
3. Aflæggelse og godkendelse af det reviderede årsregnskab for det forløbne år
4. Behandling af indkomne forslag
5. Fremlæggelse af forslag til budget for det kommende år
6. Valg til forretningsudvalg 2 personer på lige år og 2 personer på uligeår
7. Valg af en suppleant for 1 år
8. Valg af en revisor for 2 år
9. Eventuelt

§ 8 Ekstraordinær generalforsamling

Stk. 1: Ekstraordinær generalforsamling kan til enhver tid indkaldes af hovedbestyrelsen og skal indkaldes, når mindst 25 af foreningens medlemmer skriftligt over for hovedbestyrelsen fremsætter krav herom med angivelse af det emne, som kræves behandlet.

Stk. 2: Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes senest fire uger efter, at kravet er modtaget. Indkaldelse skal ske med mindst to ugers varsel. Reglerne om indkaldelsesmåde og generalforsamlingens gennemførelse gælder i øvrigt på samme måde som for ordinær generalforsamling.  

§9 Hovedbestyrelsen

Stk. 1: Mellem hver generalforsamling ledes foreningen af hovedbestyrelsen.

Stk. 2: Hovedbestyrelsen består af 4 forretningsudvalgsmedlemmer samt formændene for afdelingerne. Hovedbestyrelsen konstituerer sig selv inden for forretningsudvalget, som består af en formand, næstformand, sekretær og kasserer, og den foretager fornøden fordeling af opgaverne.
Valgene af forretningsudvalgsmedlemmerne sker på ordinær generalforsamling for to år. Valget af formændene for afdelingerne foregår på de respektive årsmøder.

Stk. 3: Generalforsamlingen vælger for et år ad gangen en suppleant. Såfremt et forretningsudvalgsmedlem afgår i utide, indtræder suppleanten i hovedbestyrelsen og sidder i den periode, som FU-medlemmet var valgt til. Såfremt et hovedbestyrelsesmedlem, der er afdelingsformand, afgår i utide, konstituerer den pågældende afdeling en ny afdelingsformand, der indtræder i hovedbestyrelsen. 

Stk. 4: Hovedbestyrelsen fastsætter en forretningsorden. Hovedbestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen er til stede. Hvis der er afstemning og stemmelighed tæller formandens stemme dobbelt. Der udarbejdes referat af hovedbestyrelsens møder. 

Stk. 5: Hovedbestyrelsen kan nedsætte udvalg til varetagelse af løbende eller enkeltstående opgaver.

Stk. 6: En repræsentant fra den selvejende institution ”KHIF hallens fond” har møderet til hovedbestyrelsesmøder  

Stk. 7: Forretningsudvalgets opgaver er:
- at forberede og indkalde hovedbestyrelsen til møde fastlagt i forretningsordenen. 
- at modtage afdelingernes budgetter udarbejdet af afdelingsbestyrelserne - til endelig godkendelse i hovedbestyrelsen. 

- at tegne foreningen overfor Aarhus Kommune og andre myndigheder.
- at sørge for godt samarbejde og fælles initiativer afdelingerne imellem.
- understøtte, hvis en afdeling har brug for det.
- mulighed for at igangsætte og lede nye aktiviteter i foreningen, indtil de er modne til at blive en afdeling.

§ 10 Afdelingerne

Stk. 1: Formanden og øvrige medlemmer i afdelingsbestyrelsen vælges på årsmødet.

Stk. 2: Afdelingsbestyrelsen udarbejder en forretningsorden og i denne bestemmes antallet af bestyrelsesmedlemmer.

Stk. 3: Valgperioden for afdelingsbestyrelsesmedlemmer er 2 år. Fordelingen af valgene bestemmes i forretningsordenen.

Stk. 4: En afdelingsbestyrelse varetager de opgaver, som vedrører den pågældende idrætsaktivitet. Afdelingsbestyrelsen disponerer over afdelingens økonomiske midler herunder afdelingens opsparede midler. Afdelingsbestyrelsen økonomiske dispositioner holdes inden for afdelingens budget, som er godkendt af hovedbestyrelsen.  

§ 11 Årsmøde

Stk. 1: Hver afdeling afholder et årligt årsmøde for de medlemmer, der er registreret som udøver af den enkelte aktivitet. Disse medlemmer er stemmeberettiget og valgbare til afdelingsbestyrelsen efter de regler, der følger af § 7. Mødet skal afholdes senest fire uger før afholdelsen af den ordinære generalforsamling.

Stk. 2: Det er afdelingsbestyrelsen, der indkalder til møde. Mødeindkaldelse sker med mindst fire ugers varsel ved annoncering på foreningens hjemmeside og ved e-mail til alle medlemmer med kendt e-mail adresse. Indkaldelsen skal indeholde tid og sted samt dagsorden.

Stk. 3: Dagsordenen skal mindst indeholde følgende punkter:

Beretning fra afdelingsbestyrelsen
Aflæggelse og godkendelse af regnskab
Forslag til handlingsplan og budget for det kommende år

Valg af formand og øvrige medlemmer til afdelingsbestyrelsen (valgperiode 2 år)

Valg af revisor for 1 eller 2 år

Eventuelt 

§ 12 Regnskab og revision

Stk. 1: Foreningens regnskabsår er kalenderåret.

Stk. 2: Hovedbestyrelsen udarbejder årsregnskab, der dels består af hovedforeningens regnskab og de på afdelingernes årsmøder godkendte regnskaber. Regnskaberne skal indeholde resultatopgørelse over driften samt status. Hele årsregnskabet skal godkendes af generalforsamlingen.

Stk. 3: Hovedforeningens regnskab revideres af to af generalforsamlingen valgte revisorer. På hver ordinær generalforsamling vælges én revisor for to år.
Afdelingernes regnskab revideres af 2 på årsmøderne valgte revisorer.

Stk. 4: Revisorerne – valgt på generalforsamlingen og på årsmøderne skal hvert år gennemgå regnskaberne og påse, at det er regnskabsmæssigt korrekt, og at indtægter og udgifter er udtryk for rimelige dispositioner. Revisorerne skal forsyne regnskaberne med en påtegning. Revisorerne har til enhver tid adgang til at påse bogføring og hovedforeningens samt afdelingernes beholdninger.

§ 13 Tegningsret og hæftelse

Stk. 1: Foreningen tegnes af formanden sammen med et hovedbestyrelsesmedlem eller af tre hovedbestyrelsesmedlemmer. Hovedbestyrelsen kan foretage alle dispositioner, dog skal køb, salg og pantsætning af fast ejendom godkendes af generalforsamlingen ligesom lånoptagelse på mere end kr. 100.000 skal godkendes af generalforsamlingen.

Stk. 2: Hovedbestyrelsen giver afdelingsbestyrelserne fuldmagt til at foretage dispositioner på vegne af foreningen indenfor afdelingens budget, som er godkendt hovedbestyrelsen.
Afdelingsbestyrelsen tegnes af formanden og kassereren i forening.

Stk. 3: Der påhviler ikke foreningens medlemmer nogen personlig hæftelse for de forpligtelser, der påhviler foreningen. Bestyrelsesmedlemmer hæfter heller ikke for disse forpligtelser.   

§ 14 Vedtægtsændringer

Stk. 1: Ændring af vedtægterne kan ske på enhver generalforsamling, når mindst to tredjedele af de afgivne stemmer er for forslaget.

Stk. 2: Vedtagelse af fusion med en anden forening afgøres efter reglerne om vedtægtsændringer.

Stk. 3: Hvis en afdeling ønsker af fusionere eller udtræde af foreningen besluttes betingelserne på generalforsamlingen efter oplæg fra hovedbestyrelsen

§ 15 Opløsning

Stk. 1: Beslutning om foreningens opløsning kræver vedtagelse på to på hinanden følgende ekstraordinære generalforsamlinger. Der skal mindst være seks uger mellem de to generalforsamlinger. Til vedtagelse af opløsning kræves, at mindst to tredjedele af de afgivne stemmer er for beslutningen på begge generalforsamlinger.

Stk. 2: På den afsluttende generalforsamling skal træffes beslutning om, hvilke almennyttige formål foreningens formue skal anvendes til. Ingen medlemmer kan få andel i formuen.

Stk. 3: Til at forestå opløsningen af foreningen vælger den afsluttende generalforsamling to personer til at gennemføre alle nødvendige dispositioner. 

Vedtægterne som pdf-format

Dec. 2019